Datenschutzverordnung

Präambel

Die Laienspielgruppe Kirchborchen e.V. verarbeitet und automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation von Auftritten, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutzverordnung und des Bundesschutzgesetzes zu erfüllen, Datenverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährlisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzverordnung.

§1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogene Daten

  1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
  2. Im Rahmen des Mitgliederverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Bankverbindung, Datum des Vereinsbeitritts, Bildveröffentlichungen.
  3. Im Rahmen des Beitrag Einzugs werden personenbezogene Daten an die Volksbank Elsen-Wewer-Borchen e.G. übermittelt.
  4. Im Rahmen der Aufführungen verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Zuschauer: Vorname, Nachname, Telefonnummern, E-Mail-Adressen

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

  1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten im Internetauftritt und Druckerzeugnissen des Vereins veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
  2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen.
  3. Die Veröffentlichung von Fotos und Filmmaterial, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Person oder aufgrund des berechtigten Interesses des Vereins.
  4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands mit Vorname, Nachname, Funktion und Telefonnummer veröffentlicht. Die Veröffentlichung erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung der betroffenen Person.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem 1. Vorsitzenden zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der 1. Vorsitzende stellt sicher, dass das Verzeichnis der Veranstaltungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

  1. Listen von Mitgliedern werden den jeweiligen Mitgliedern im Verein (z.B. Vorstandsmitglieder) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
  2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
  3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vorname, Nachname und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung datenschutzkonform vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Es wird kein Datenschutzbeauftragter benannt (Begründung: Die automatisierte Datenverarbeitung ist nicht Kerntätigkeit des Vereins (DSGVO), weniger als 10 Personen sind ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt (BDSG)).

Sollten zukünftig die Voraussetzungen zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten erfüllt sein, so wird dieser benannt.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

  1. Der Verein unterhält einen zentralen Auftritt für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung des Auftritts im Internet obliegen dem Vorstand und dem Web-Admin. Änderungen dürfen ausschließlich durch diese vorgenommen werden.
  2. Der 1. Vorsitzende ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit dem Online-Auftritt verantwortlich.
  3. Gruppen bedürfen für die Einrichtung eigener Auftritte im Internet und in sozialen Medien (z.B. Internetseite, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstands nach §26 BGB. Für den Betrieb dieser Auftritte haben die Gruppen und Abteilungen Verantwortliche zu benennen. Die Verantwortlichen sind für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen innerhalb dieser Auftritte verantwortlich, der Vorstand ist den Verantwortlichen gegenüber weisungsbefugt. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Vorstands, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

  1. Alle Mitglieder des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
  2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzverordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind geahndet werden.

§ 11. Rechte der betroffenen Personen

Den betroffenen Personen stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:

  • das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
  • das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
  • das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,
  • das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.

§ 12 Inkrafttreten

Diese Datenschutzverordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 18.01.2020 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.